Η τάση που επικρατεί σήμερα για το σύγχρονο γραφείο είναι ότι δεν εξαρτάται πλέον από τη φυσική του θέση. Αυτό σημαίνει ότι ανεξάρτητα από το μέγεθος της επιχείρησής σας, είτε διευθύνετε μια μικρή επιχείρηση, είτε έναν μεγάλο οργανισμό, θα πρέπει να προβείτε σε κάποιες αλλαγές σε ότι αφορά την τεχνολογία που χρησιμοποιείτε. Παραθέτουμε πιο κάτω τις πιο σημαντικές:
IoT & mobile λειτουργίες: Τα σύγχρονα ψηφιακά εργαλεία θα πρέπει να είναι διαθέσιμα παντού και πάντα, τόσο από τους μόνιμους υπαλλήλους, όσο και από όσους έχουν σύμβαση έργου για τις ανάγκες κάποιου συγκεκριμένου project. Τα κινητά τηλέφωνα θα πρέπει να είναι σε θέση να επικοινωνούν απρόσκοπτα με άλλες συσκευές μέσω τεχνολογιών «Internet of Things», όπως επίσης με τις υποδομές και τα συστήματα της εταιρείας. Η επικοινωνία αυτή δεν θα πρέπει να δυσκολεύει τους εργαζομένους, αλλά να πραγματοποιείται με μία μόνο κίνηση. Επιπλέον, όλα αυτά θα πρέπει να μπορούν να υλοποιηθούν με την ελάχιστη δυνατή παρέμβαση από το τμήμα ΙΤ.
Απομακρυσμένη συνεργασία: Οι ημέρες που η πλειοψηφία των υπαλλήλων σας θα εργάζονται μαζί στον ίδιο χώρο είναι μετρημένες. Αυτό όμως προϋποθέτει την ύπαρξη εικονικών δικτύων (σε αντιστοιχία με τα φυσικά δίκτυα εντός επιχείρησης) στα οποία οι απομακρυσμένοι συνεργάτες θα μπορούν να επικοινωνούν ακριβώς με τον ίδιο τρόπο, όπως όσοι βρίσκονται μόλις ένα δωμάτιο μακριά. Έτσι, η τεχνολογία που θα υιοθετήσετε θα πρέπει να είναι αρκετά ευέλικτη ώστε να μπορεί να υποστηρίζει να νέα apps συνεργασίας, τα οποία μπορείτε να προμηθευθείτε από την αγορά, ή να αναπτύξετε in-house.
Ασφαλής workflow προς και από το cloud: Το μεγαλύτερο ζήτημα που απασχολεί όλους όσοι σκέφτονται την στροφή προς το cloud είναι η ασφάλεια των δεδομένων τους, ιδίως όταν αυτά περιέχουν πνευματική ιδιοκτησία. Αυτό που επιθυμούν οι εταιρείες, είναι τα δεδομένα τους να βρίσκονται αποθηκευμένα σε ένα κεντρικό σημείο και να είναι διαθέσιμα σε όποιον τα χρειαστεί. Από την άλλη, τα έγγραφα θα πρέπει να μπορούν να διαχειρίζονται με ελεγχόμενο τρόπο και να είναι προστατευμένα από εσωτερικές και εξωτερικές απειλές.
Προσαρμοστικότητα ανάλογα με τις ανάγκες: Δεν έχουν όλοι οι εργαζόμενοι μιας επιχείρησης τις ίδιες ανάγκες. Ο καθένας έχει τον δικό του προσωπικό τρόπο που πραγματοποιεί τα καθημερινά του tasks. Μην περιμένετε λοιπόν οι συνεργάτες σας να υιοθετήσουν τη σύγχρονη τεχνολογία, εάν επιμένετε σε προκαθορισμένες εντολές διαδικασιών. Τα εργαλεία του αύριο θα πρέπει να είναι εντελώς προσωποποιημένα, σύμφωνα με τις ανάγκες του καθενός. Έτσι, εάν κάποιος προτιμά να εκτυπώνει χειροκίνητα, από το κινητό του τηλέφωνο, ή να σαρώνει έγγραφα μέσω e-mail ή QR codes, θα πρέπει η τεχνολογία να του δίνει τη δυνατότητα να το κάνει.
