BREAKING

0

Microsoft Teams: Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για να μπείτε κι εσείς στην ομάδα!

Τα γεγονότα του τελευταίου χρόνου έχουν αλλάξει σημαντικά τον τρόπο με τον οποίο αντιλαμβανόμαστε την εργασία. Εξαιτίας της πανδημίας του COVID19, όλοι μας αναγκαστήκαμε να κάνουμε αλλαγές στην καθημερινότητά μας, άλλοι περισσότερο άλλοι λιγότερο.  Μία από τις πλέον συνήθεις αλλαγές που έφερε η παρούσα υγειονομική κατάσταση ήταν η υιοθέτηση από πολλές εταιρίες και υπηρεσίες, της εργασίας εξ αποστάσεως. Βέβαια, αν και ως πρακτική η εργασία εξ αποστάσεως δεν είναι ιδιαίτερα καινούρια στο εξωτερικό, στη χώρα μας οι περισσότερες εταιρείες δεν είχαν την απαραίτητη υποδομή ώστε να προσφέρουν στους υπαλλήλους τους τη δυνατότητα.


Και εδώ ήταν που η Microsoft έδωσε τη λύση, μέσα από μια εφαρμογή την οποία είχε ήδη λανσάρει από το 2016. Το Νοέμβριο της χρονιάς εκείνης, στο πλαίσιο της αναβάθμισης της σουίτας Office 365, η Microsoft εισήγαγε το Microsoft Teams, ένα εργαλείο σχεδιασμένο για την διευκόλυνση της συνεργασίας μεταξύ ομάδων, δημιουργώντας έναν κοινό “τόπο” όπου οι συνεργάτες μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αρχεία της εταιρείας, να μοιράζονται πληροφορίες  ακόμα και να χρησιμοποιούν τις υπόλοιπες εφαρμογές του Office 365 (χρησιμοποιώντας το Hub  του Teams οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιούν διάφορες εφαρμογές όπως PowerPoint, Word, Excel, Planner, OneNote, SharePoint, Delve και Power B), είτε μόνοι τους είτε σε συνεργασία με άλλους συναδέλφους.

Και η χρήση του είναι εξίσου εύκολη: ο χρήστης κάνει log-in στο Portal Office 365 με τα στοιχεία με τα οποία είναι καταγεγραμμένος ως επίσημος χρήστης Office 365, εντοπίζει το  Teams στη λίστα με τα  add-ins, και προσαρμόζει τις δικές του προτιμήσεις στα settings. Παρακάτω θα κάνουμε μια προσπάθεια να “εξηγήσουμε” τις βασικές του δομές χρησιμοποιώντας αναλογίες με πραγματικούς χώρους.

  • Μια “ομάδα” (team) θα μπορούσε να θεωρηθεί σαν ένα σπίτι. Στο Μicrosoft Teams εργαζόμαστε σε διαφορετικές ομάδες (“teams”), η κάθε μια από τις οποίες θα μπορούσε να αναλογεί σε ένα χώρο, όπου συνεργάζεστε με άλλους. Κάθε μέλος του “νοικοκυριού” θα συμπεριλαμβάνετε σε ό,τι συμβαίνει στο σπίτι. Κατά αναλογία με τις μετακινήσεις (πονεμένη ιστορία αυτή την περίοδο) από σπίτι σε σπίτι, έτσι και στο Microsoft Teams δεν είναι ιδανικό να δημιουργείτε πολλά “σπίτια” ούτε να ανήκετε σε πολλά νοικοκυριά, καθώς έτσι επιβαρύνεστε σε επίπεδο χρόνου και οργάνωσης, και στο τέλος της ημέρας η παραγωγικότητά σας μειώνεται αντί να αυξάνεται. Ειδικά σε οργανισμούς όπου δεν υπάρχει σαφής οργάνωση κ ιεραρχία αυτό είναι πολύ πιθανό. Για αυτό πρέπει να υπάρχει μια δομή, ή να σχεδιαστεί μια δομή όσο το δυνατόν πιο ορθολογική/ λειτουργική, πριν να μπείτε στο Teams.
  • Τα “Channel” είναι δωμάτια. Όταν χτίζουμε ένα σπίτι, συνήθως αυτό έχει ένα δωμάτιο. Στο Microsoft Teams αυτό αντιστοιχεί στο “General” channel. Σε αυτό το δωμάτιο όλοι “ακούνε” ό,τι λέει οποιοδήποτε άλλος στο σπίτι και οι συζητήσεις, αναρτήσεις και ανακοινώσεις είναι όλα ορατά στο παράθυρο των “Posts”. Υ.γ. Για τους fans της εμπλουτισμένης διαδικτυακής επικοινωνίας, το Teams προσφέρει δυνατότητα για reactions, emoticons, GIFs, memes, stickers και άλλα πολλά, ώστε η εμπειρία να είναι όσο το δυνατόν πιο “φιλική” και οικεία για τον χρήστη. Κάθε νέο δωμάτιο που δημιουργείται στο πλαίσιο του Teams, δημιουργεί αντίστοιχα ένα νέο channel (πλέον τα channels προσφέρουν τη δυνατότητα “Standard” ή “Private”, δίνοντας σας έτσι τη ευελιξία να “αφήσετε απ'' εξω” όποιο μέλος της εταιρείας δεν θέλετε να εμπλακεί στο project που δουλεύετε.
  • Το “Activity Feed” είναι το κεντρικό χωλ του σπιτιού. Κοινώς, είναι στη “μέση του σπιτιού” και από εκεί μπορείτε να “ανοίξετε την πόρτα” σε όποιο δωμάτιο σας ενδιαφέρει, παρακολουθώντας τη συζήτηση εκεί. Αντιστοίχως, με το να δείξετε ενδιαφέρον για κάποιο δωμάτιο, ενεργοποιείτε τις ειδοποιήσεις για αυτό (τα λεγόμενα “Channel notifications”) .
  • To “Chat” αντιστοιχεί στη συζήτηση που θα κάνατε με ένα συνάδελφο στην κουζίνα του γραφείου βάζοντας καφέ. Η συζήτηση δεν μπορεί να ακουστεί από άλλους (εκτός αν τους προσκαλέσετε) και οτιδήποτε ειπωθεί εδώ αφορά μόνο τους άμεσα εμπλεκόμενους. Εξου και το chat δεν ενδείκνυται για επαγγελματικά ζητήματα αλλά περισσότερο για κοινωνικοποίηση. Τα σημαντικά επαγγελματικά ζητήματα θα πρέπει να συζητούνται στο πλαίσιο του ανάλογου channel  ώστε να έχουν πρόσβαση όλοι οι εμπλεκόμενοι.
  • Tabs” , ο πίνακας ανακοινώσεων του κάθε δωματίου. Ανάλογα με το αντικείμενο του κάθε δωματίου, στο tabs μπορείτε να αποθηκεύετε ό,τι κρίνεται απαραίτητο για τη λειτουργία του εκάστοτε δωματίου (λίστες, excel, σημειώσεις ακόμα και άλλες εφαρμογές).

Τέλος, το κερασάκι στην τούρτα, είναι ότι το Teams, σε επίπεδο εφαρμογής κινητού [διαθέσιμη για Android και iOS (audio only)] προσφέρει δυνατότητα chat μέσω μηνυμάτων αλλά και κλήσεων και video meetings.

0 Comment